Αυτοτελές γραφείο νομικών υπηρεσιών
Νομική υποστήριξη των υπηρεσιών και των οργάνων διοίκησης του ταμείου. Νομική τεκμηρίωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Δ.Σ .Νομική επεξεργασία συμβάσεων, συμβολαίων, συμβάσεων εργασίας και έργου, διακηρύξεων, δημοπρασιών κλπ. Συστηματική παρακολούθηση του δημόσιου, ιδιωτικού και ευρωπαϊκού δικαίου που αφορά το Ταμείο και ενημέρωση των υπηρεσιών του Ταμείου. Χειρισμός δικαστικών υποθέσεων και διαφορών του Ταμείου με τρίτους και υπεράσπιση των δικαιωμάτων και συμφερόντων του. Παραστάσεις σ’ όλα τα δικαστήρια για υποθέσεις του Ταμείου.
Μονάδα Επιστημονικοτεχνικής υποστήριξης (Μονάδα Α)
Τεχνική υποστήριξη της Περιφέρειας στον τομέα της εκπόνησης μελετών, ερευνών και εφαρμογής προγραμμάτων που αναθέτει στο Ταμείο η Περιφέρεια για την αποδοτικότερη αξιοποίηση των πόρων και η συμμετοχή σε προγράμματα της ΕΕ, εκτέλεση έργων, παροχή υπηρεσιών και εφαρμογή προγραμμάτων.
Α.1 Τμήμα προγραμματισμού και μελετών
Επιστημονικοτεχνική υποστήριξη των οργάνων διοίκησης και των υπηρεσιών της Περιφέρειας και του ΠΤΑ στην άσκηση των αρμοδιοτήτων τους και ιδιαίτερα στο σχεδιασμό και την υλοποίηση περιφερειακών αναπτυξιακών προγραμμάτων. Κατάρτιση, παρακολούθηση και αξιολόγηση του προγράμματος δράσης. Παροχή επιστημονικής ή τεχνολογικής βοήθειας σε ειδικά θέματα που απασχολούν τις υπηρεσίες και τα όργανα διοίκησης του Ταμείου ή της Περιφέρειας. Σχεδιασμός υλοποίηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση των προγραμμάτων τεχνικής βοήθειας. Διενέργεια ερευνών – εκπόνηση μελετών (αναπτυξιακών, οργανωτικών, μηχανοργάνωσης, τεχνικοοικονομικών προμελετών, μελετών σκοπιμότητας, αξιολόγησης κλπ.). Παρακολούθηση εκπόνησης μελετών, τήρηση των διαδικασιών αξιολόγησης, ελέγχου και παραλαβής των μελετών.
Α.2 Τμήμα εφαρμογής έργων και προγραμμάτων
Υποστήριξη της συμμετοχής του Ταμείου σε προγράμματα της ΕΕ (Διατύπωση προτάσεων και υλοποίηση). Ενημέρωση / πληροφόρηση των υπηρεσιών της Περιφέρειας για την δυνατότητα συμμετοχής τους σε προγράμματα της ΕΕ. Παροχή τεχνικής βοήθειας για την υποβολή προτάσεων. Σχεδιασμός, υλοποίηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση προγραμμάτων που αναθέτει η Περιφέρεια στο Ταμείο. Παροχή υπηρεσιών στο πλαίσιο της εφαρμογής των προγραμμάτων. Εισήγηση προς τα ιεραρχικά ανώτερα επίπεδα για τις ειδικότητες του προσωπικού που θα στελεχώσει τις ομάδες διοίκησης έργου των προγραμμάτων. Κατάρτιση, παρακολούθηση και αξιολόγηση του προγράμματος δράσης του Τμήματος.
Α.3 Τμήμα ποιότητας και ηλεκτρονικής διακυβέρνησης
Τεχνική υποστήριξη της Περιφέρειας στον τομέα πιστοποίησης των διαδικασιών, μηχανοργάνωσης και αξιοποίησης της πληροφορικής προς όφελος των υπηρεσιών του Ταμείου και της Περιφέρειας. Έλεγχος για την καλή λειτουργία των συστημάτων μηχανοργάνωσης (λογισμικού και εξοπλισμού), του δικτυακού εξοπλισμού, των συστημάτων τηλε-επικοινωνίας καθώς και ανάπτυξη του συστήματος ασφαλείας του δικτύου και των υπολογιστών. Σχεδιασμός για την ασφάλεια των δεδομένων, την τήρηση αρχείων τεκμηρίωσης δεδομένων και αντιγράφων ασφαλείας (backup), ανάπτυξη νέων εφαρμογών μηχανογράφησης και ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Συμμετοχή σε προγράμματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Οικονομική ανάλυση νέων τεχνολογιών και εκσυγχρονισμός των διοικητικών διαδικασιών.
Α.4 Τμήμα διαχείρισης και ανάπτυξης καινοτομίας και ανθρωπίνων πόρων
Παρακολούθηση των εξελίξεων σε θέματα διαχείρισης της καινοτομίας σε διεθνές επίπεδο και εισήγηση για υιοθέτηση νέων μεθόδων, τεχνικών και εργαλείων στη λειτουργία του Ταμείου και της Περιφέρειας. Σχεδιασμός και εισαγωγή εξειδικευμένων προγραμμάτων εκπαίδευσης και κατάρτισης προσωπικού σε θέματα διοίκησης ποιότητας, αναπτυξιακού σχεδιασμού και προγραμματισμού, επικοινωνίας, marketing, ανάπτυξης της καινοτομίας και διαχείρισης της αλλαγής κ.α. Παρακολούθηση των προγραμμάτων εκπαίδευσης και κατάρτισης που ανατίθενται σε τρίτους, τήρηση των διαδικασιών αξιολόγησης, ελέγχου και παραλαβής των συμβάσεων από ποιοτικής και συμβατικής άποψης.
Μονάδα διοικητικών και οικονομικών υπηρεσιών (Μονάδα Β)
Επιτήρηση της πορείας εκτέλεσης του προϋπολογισμού σε μηνιαία βάση και όλων των θεμάτων οικονομικής φύσης της υπηρεσίας. Εισήγηση των σχεδίων προϋπολογισμού της υπηρεσίας, και των αναμορφώσεων. Απεικόνιση των οικονομικών πράξεων. Διαμόρφωση, παρακολούθηση και εκτέλεση του ταμειακού προγράμματος της υπηρεσίας.
Β.1 Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Επενδυτικών Προγραμμάτων
Συμμετοχή στην κατάρτιση του Ετήσιου Περιφερειακού Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων (ΣΑΕΠ) και του προϋπολογισμού άλλων αναπτυξιακών προγραμμάτων.
Παρακολούθηση της πορείας εκτέλεσης των έργων της ΣΑΕΠ και συνολικά των προγραμμάτων από οικονομικής άποψης και σύνταξης περιοδικών χρηματοοικονομικών εκθέσεων προόδου της πορείας υλοποίησής τους καθώς και ετήσιου οικονομικού απολογισμού.
Συνεργασία με τις αρμόδιες αρχές για τη μεταφορά στο Ταμείο των αναγκαίων πιστώσεων για τις χρηματοδοτήσεις του ετήσιου Π.Δ.Ε
Β.2 Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών
Σύνταξη και παρακολούθηση υλοποίησης ετήσιου προϋπολογισμού εσόδων, εξόδων, έργων και επενδύσεων του Ταμείου. Τήρηση μητρώου δεσμεύσεων και χορήγηση των σχετικών βεβαιώσεων για την έκδοση αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης. Σύνταξη ισολογισμού, απολογισμού και λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσης. Έλεγχος των δαπανών και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής του Ταμείου. Βεβαίωση τελών, δικαιωμάτων και εισφορών. Σύναψη δανείων. Λογιστήριο (Παρακολούθηση εσόδων / δαπανών, διεκπεραίωση λογιστικών εργασιών). Μισθοδοσία.
Β.3 Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης
Ταμειακή διαχείριση πόρων και διατιθέμενων προς διαχείριση πιστώσεων του Ταμείου. Διενέργεια εισπράξεων και πληρωμών του Ταμείου καθώς επίσης και έλεγχος εκτέλεσης αυτών. Τήρηση των διαδικασιών απεικόνισης των ταμειακών πράξεων στα αντίστοιχα βιβλία και παραστατικά του ταμείου. Διαχείριση μέσω κωδικών των συστημάτων ασφαλείας του ταμείου και των ταμειακών διαθεσίμων. Τήρηση των τραπεζικών λογαριασμών του Ταμείου, λήψη αναφορών από τις τράπεζες (extrait) σχετικά με τις κινήσεις των λογαριασμών του Ταμείου. Εκτέλεση των εντολών (ενταλμάτων) πληρωμής , διενέργεια ηλεκτρονικών εντολών προς τις τράπεζες.
Β.4 Τμήμα Προμηθειών
Διαχείριση παγίων της υπηρεσίας και παρακολούθηση/εκτέλεση όλων των προμηθειών της υπηρεσίας. Θέματα περιουσίας του Ταμείου. Προμήθεια υλικών και εφοδίων, αποθήκευση και φύλαξη. Κατάρτιση προγράμματος διενέργειας προμηθειών, σύνταξη της συγγραφής υποχρεώσεων και όρων της διακήρυξης των διαγωνισμών που αφορούν στις προμήθειες αγαθών/υπηρεσιών. Προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών και υπηρεσιών σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Καθορισμός, τυποποίηση και έλεγχος των διαδικασιών δημοπράτησης κάθε είδους προμήθειας σύμφωνα με τις προδιαγραφές που συντάσσουν και εισηγούνται τα αντίστοιχα τμήματα/μονάδες. Ευθύνη της ορθολογιστικής διαχείρισης της αποθήκης.
Β.5 Τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών
Τήρηση και ενημέρωση μητρώου προσωπικού και των ατομικών φακέλων των εργαζομένων. Διενέργεια διαδικασιών προσλήψεων τακτικού και έκτακτου προσωπικού σύμφωνα με την ισχύουσες διατάξεις. Γραμματειακή υποστήριξη Προέδρου και ΔΣ (Οργανωτική προετοιμασία συνεδριάσεων, τήρηση πρακτικών, διατύπωση αποφάσεων ΔΣ). Γραμματειακή υποστήριξη Διευθυντή και Νομικής υπηρεσίας. Λειτουργία τηλεφωνικού κέντρου / Υποδοχή, πληροφόρηση του κοινού. Πρωτοκόλληση εισερχομένων / εξερχομένων εγγράφων – Τήρηση γενικού αρχείου. Στο τμήμα διοικητικών υπηρεσιών λειτουργούν α) Γραφείο Προέδρου (προσωποπαγής θέση) και β) Γραφείο Κίνησης.
Β.5.1 Γραφείο Προέδρου Δ.Σ. ΠΤΑ/ΠΔΕ υπαγόμενο στο τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών (προσωποπαγής θέση)
Β.5.2 Γραφείο Κίνησης υπαγόμενο στο τμήμα Διοικητικών Υπηρεσιών
Εξυπηρέτηση των αναγκών της υπηρεσίας με τα μεταφορικά μέσα που διαθέτει. Τεχνικός έλεγχος, συντήρηση, επισκευή των οχημάτων του Ταμείου. Προγραμματισμός της κίνησης των οχημάτων. Τήρηση βιβλίων συντήρησης
Οι δύο (2) ανωτέρω μονάδες (Α και Β) λειτουργούν σε επίπεδο υποδιεύθυνσης